نمایشگاه‌ها فرصتی برای ارتباط با مشتریان، همکاران، رقبا و افراد موثر در صنعت هستند. برای اینکه از این فرصت به بهترین نحو استفاده کنید، باید با اقدامات لازم برای شرکت در نمایشگاه آشنا بوده و انواع ایده برای برگزاری نمایشگاه را داشته باشید. یکی از مهم‌ترین بخش‌های برنامه‌ریزی نمایشگاه، انتخاب و تهیه لوازم مورد نیاز است.
لوازم نمایشگاهی باید به گونه‌ای باشند که نه تنها جذابیت و تمایز غرفه شما را افزایش دهند، بلکه کارایی و اثربخشی آن را نیز بالا ببرند. در این مقاله، ما چک لیست لوازم مورد نیاز نمایشگاه، از وسایل پذیرایی برای نمایشگاه گرفته تا تجهیزات صوتی و تصویری را به شما ارائه می‌دهیم که می‌توانید از آن به عنوان یک راهنمای کاربردی استفاده کنید.
چک لیست لوازم مورد نیاز نمایشگاه
تجهیزات اصلی غرفه
غرفه اولین چیزی است که مشتریان شما در نمایشگاه می‌بینند. بنابراین باید به طراحی و تجهیز آن اهمیت ویژه‌ای بدهید. لوازم و تجهیزات اصلی مربوط به غرفه عبارتند از:
- سازه غرفه: شامل دیواره‌ها، سقف، پایه‌ها، فریم‌ها و سایر قطعاتی که برای ساخت غرفه لازم هستند. بسته به نوع و اندازه غرفه، ممکن است بتوانید از سازه‌های آماده یا سفارشی استفاده کنید. همچنین باید به مواردی مانند استحکام، ایمنی، قابلیت حمل و نصب و هزینه سازه غرفه توجه کنید.
- پوشش غرفه: شامل رنگ، کاغذ دیواری، پارچه، بنر، استیکر و سایر موادی که برای پوشاندن سازه غرفه و ایجاد یک ظاهر جذاب و متناسب با برند شما استفاده می‌شوند. باید به مواردی مانند رنگ‌بندی، طرح، کیفیت، مقاومت و قابلیت تمیز کردن پوشش غرفه دقت کنید.
- مبلمان غرفه: شامل میز، صندلی، کمد، قفسه، استند، کانتر و سایر وسایلی که برای نشان دادن محصولات، ارائه خدمات، انجام فعالیت‌های تبلیغاتی و ایجاد فضای راحت و دوستانه برای مشتریان در غرفه مورد نیاز هستند. مواردی مانند اندازه، شکل، رنگ، جنس، استایل و تعداد مبلمان اهمیت دارد.
- روشنایی غرفه: شامل چراغ‌ها، لامپ‌ها، اسپات‌ها، نئون‌ها و سایر منابع نوری که برای روشن کردن غرفه و ایجاد یک جو مناسب و تأکید بر نقاط قوت غرفه استفاده می‌شوند. شدت، رنگ، جهت، توزیع و کنترل روشنایی غرفه فوق العاده مهم است.
وسایل پذیرایی برای نمایشگاه
تجهیزات تشریفاتی و پذیرایی از مهم‌ترین موارد در چک لیست لوازم مورد نیاز نمایشگاه هستند که برای ایجاد ارتباط خوب و مودبانه با مشتریان و بازدیدکنندگان ضروری‌اند. این لوازم شامل انواع ظروف، سرویس‌ها، دستمال‌ها، چای و قهوه، شیرینی و تنقلات و… هستند. برخی از نکات مهم در انتخاب تجهیزات تشریفاتی و پذیرایی عبارتند از:
- انتخاب تجهیزات تشریفاتی و پذیرایی با توجه به بودجه و هدف نمایشگاه: اگر بودجه شما محدود باشد، می‌توانید از تجهیزات ساده و اقتصادی استفاده کنید؛ اما اگر بودجه خوبی دارید، از تجهیزات لوکس استفاده کنید که نشان‌دهنده چشم‌انداز برند شماست. همچنین باید تجهیزات را با توجه به هدف نمایشگاه انتخاب کنید. اگر هدف شما فروش محصولات و خدمات باشد، می‌توانید از تجهیزاتی استفاده کنید که با محصولات و خدمات شما هماهنگ باشند.
- انتخاب تجهیزات تشریفاتی و پذیرایی با توجه به فرهنگ و عادات مشتریان و بازدیدکنندگان: اگر مشتریان و بازدیدکنندگان شما از جوامع و کشورهای مختلف باشند، باید وسایل پذیرایی برای نمایشگاه را با توجه به فرهنگ و عادات آنها انتخاب کنید. برای مثال برای مخاطبان از کشورهای اسلامی، باید تشریفات را با توجه به قوانین و موازین شرعی انتخاب کرد. همچنین فرهنگ‌های غذایی مخاطبان را در نظر داشته باشید، مثلا مخاطبان کشورهای آسیایی از سرو شیرینی‌جات و تنقلات با طعم‌ها و شکل‌های متنوع و جذاب استقبال می‌کنند؛ درحالی‌که مخاطبان اروپایی با سرو قهوه و اسپرسو بیشتر ارتباط می‌گیرند.
انواع میز و صندلی و مبلمان
تهیه میز و صندلی از اقدامات لازم برای شرکت در نمایشگاه است. این تجهیزات که باید با دقت انتخاب شوند و با توجه به فضای غرفه، تعداد افراد حاضر، نوع ارائه و غرفه و همچنین سبک و رنگ غرفه‌تان متناسب باشند. برخی از نکات مهم در انتخاب میز و صندلی عبارتند از:
- انتخاب میز و صندلی با ابعاد مناسب برای فضای غرفه: اگر فضای غرفه کوچک باشد، بهترین ایده برای برگزاری نمایشگاه استفاده از میز و صندلی کم‌جا و تاشو است؛ اما اگر فضای غرفه بزرگ است، می‌توانید از میز و صندلی با ابعاد بزرگ‌تر و انواع مبلمان با شکل‌های متنوع استفاده کنید.
- انتخاب میز و صندلی با طراحی و رنگ مناسب برای سبک و رنگ غرفه: اگر غرفه شما رنگ‌های روشن و شاد داشته باشد، می‌توانید از میز و صندلی با رنگ‌های مشابه یا متضاد استفاده کنید. اگر غرفه شما رنگ‌های تیره و جدی دارد، بهتر است از میز و صندلی با رنگ‌های ملایم و زمینه‌ای استفاده کنید. برای انتخاب طرح و رنگ مبلمان، به تناسب‌شان با وسایل پذیرایی برای نمایشگاه نیز دقت داشته باشید.
- انتخاب میز و صندلی باکیفیت و مقاوم: میز و صندلی باید از جنس‌های محکم و بادوام بوده که تحمل وزن و فشار را داشته باشد. همچنین باید از جنس‌های ضد خش و ضد لکه باشد که به راحتی تمیز شود.
- انتخاب میز و صندلی با راحتی و امنیت بالا: میز و صندلی باید دارای پایه‌های استوار و ثابت باشند که احتمال لغزش و سقوط را کاهش دهند. همچنین باید صندلی‌ها نرم و راحت باشند که از خستگی و درد پشت و کمر جلوگیری کنند.
لوازم صوتی و تصویری
یکی دیگر از موارد مهم در چک لیست لوازم مورد نیاز نمایشگاه، لوازم صوتی و تصویری هستند که برای ارائه محتوا و پیام شما به صورت زنده و جذاب مفید خواهند بود. این لوازم شامل انواع تلویزیون، کامپیوتر، لپ تاپ، تبلت، موبایل، پروژکتور، بلندگو، میکروفون و غیره هستند. برای انتخاب این تجهیزات نکات زیر را در نظر داشته باشید:
- انتخاب لوازم صوتی و تصویری با توجه به نوع و مدت ارائه شما: اگر ارائه‌تان کوتاه و ساده است، می‌توانید از لوازم صوتی و تصویری با قابلیت‌های محدود استفاده کرده و بودجه خود را مدیریت کنید. تجهیزات پیشرفته برای ارائه‌های پیچیده و حرفه‌ای پیشنهاد می‌شوند.
- انتخاب لوازم صوتی و تصویری با توجه به تعداد و موقعیت بازدیدکنندگان: اگر مخاطبان شما تعداد محدودی دارند، لوازم صوتی و تصویری ساده هم می‌تواند پاسخگو باشد؛ اما برای غرفه‌های بزرگ که بازدیدکنندگان زیادی دارند، تجهیزات صوتی و تصویری اهمیتی دوچندان خواهد داشت. برای مثال در این شرایط می‌توانید از تلویزیون‌ها و پروژکتور‌هایی با صفحه نمایش بزرگ و وضوح بالا استفاده کنید. همچنین به سراغ بلندگو‌ها و میکروفون‌های با صدای بلند و واضح بروید.
- توجه به کیفیت و قابلیت اتصال تجهیزات: لوازم صوتی و تصویری باید از کیفیت بالا و قابلیت اتصال متنوع برخوردار باشند که از ایجاد خرابی و قطعی جلوگیری شود. برای مثال از لوازم صوتی و تصویری با برند‌های معتبر و گارانتی استفاده کنید. همچنین لوازم صوتی و تصویری با رابط‌های استاندارد و سازگار انتخاب‌های بهتری برای نمایشگاه هستند.
پاپ‌آپ و میز کانتر
پاپ‌آپ و میز کانتر برای ایجاد تصویری حرفه‌ای و جذاب از غرفه شما مفید هستند. این لوازم باید با توجه به محتوا و پیام شما طراحی و چاپ شوند. برخی از نکات مهم در انتخاب این تجهیزات نمایشگاهی عبارتند از:
- تناسب با ابعاد و شکل مناسب برای فضای غرفه: اگر فضای غرفه شما کوچک است از اقدامات لازم برای شرکت در نمایشگاه استفاده از پاپ‌آپ و میز کانتر با ابعاد کوچک و شکل‌های ساده است. فقط در صورت داشتن فضای غرفه بزرگ، به سراغ تجهیزات بزرگ و حرفه‌ای‌تر بروید.
- تناسب با طراحی و رنگ مناسب برای محتوا و پیام شما: اگر محتوا و پیام شما مربوط به محصولات و خدمات است، می‌توانید از پاپ‌آپ و میز کانتر با طراحی و رنگ‌هایی استفاده کنید که محصولات و خدمات شما را به خوبی نشان دهند. رنگ و شکل این تجهیزات باید با برند و ارزش‌های شما مطابقت داشته باشد.
- انتخاب تجهیزات با کیفیت و مقاومت بالا: پاپ‌آپ و میز کانتر باید از جنس‌های محکم و بادوام بوده که تحمل حرارت و رطوبت را داشته باشند. همچنین باید از چاپ‌های باکیفیت و رنگ پایدار استفاده کنید که با گذشت زمان، کم‌رنگ و بی‌کیفیت نشوند.
لوازم مربوط به بازاریابی و تبلیغات
بازاریابی راهکاری برای جذب، نگه‌داشت و تبدیل مشتریان و مهم‌ترین ایده برای برگزاری نمایشگاه است. بنابراین باید به استراتژی، برنامه و اجرای بازاریابی خود در نمایشگاه اهمیت بسیاری بدهید. لوازم مربوط به بازاریابی که تاثیر زیادی در حضور شما خواهند داشت عبارتند از:
- هدایای تبلیغاتی: شامل کیف، کلاه، تی‌شرت، لیوان، مگنت، بج و سایر وسایلی که به عنوان یک یادگاری و یک ابزار تبلیغاتی به مشتریان اهدا می‌شوند. باید به مواردی مانند کیفیت، طراحی، لوگو، نوشته، تعداد و هزینه هدایای تبلیغاتی توجه کنید.
- استند و رول‌آپ: استند و رول‌آپ تبلیغاتی از دیگر لوازم نمایشگاهی هستند که برای ایجاد تاثیری مثبت و ماندگار از غرفه شما مفید خواهند بود. این لوازم باید با توجه به محتوا و پیام شما طراحی و چاپ شوند.
- کاتالوگ و بروشور: برای ارائه اطلاعات بیشتر و جزئی‌تر از محصولات و خدمات خود، نیاز به بروشورها و کاتالوگ‌ها دارید.
اجاره تمام لوازم مورد نیاز نمایشگاه با نوین رنتر
در این بخش با تجهیزات مهم در چک لیست لوازم مورد نیاز نمایشگاه آشنا شدیم و دیدیم تهیه وسایل پذیرایی برای نمایشگاه به اندازه مبلمان و لوازم صوتی و تصویری اهمیت دارد. پیش از شرکت در نمایشگاه‌ها باید با اقدامات لازم برای شرکت در نمایشگاه آشنا باشید و بهترین تجهیزات را با توجه به بودجه خود تهیه کنید تا نگران خرابی و قطعی آنها در طول نمایشگاه نباشید.
یافتن ایده برای برگزاری نمایشگاه ساده است و وقتی نوبت به تهیه تجهیزات می‌رسد، با چالش‌های واقعی از نوع مالی روبرو می‌شوید. اما با نوین رنتر دیگر لازم نیست نگران تهیه بهترین تجهیزات برای نمایشگاه باشید. در نوین رنتر می‌توانید تمامی تجهیزات بزرگ و کوچک برای حضور در نمایشگاه را اجاره کنید و با پرداخت اجاره‌بهایی مقرون‌به‌صرفه، حضوری پررنگ و فراموش‌نشدنی در نمایشگاه‌ها داشته باشید.
برای اطلاع از شرایط و نحوه اجاره تجهیزات نمایشگاهی با کارشناسان ما تماس بگیرید تا شما را راهنمایی کنند.
