چگونه با اجاره تجهیزات مراسم برای برگزاری جشن و رویداد سازمانی برنامه ریزی کنیم؟

فوریه 17, 2019

چه شما یک برنامه ریز حرفه ای باشید، چه برنامه ریزی برای برگزاری مراسم به شما محول شده باشد، اینکه بدانید چگونه یک مراسم درون سازمانی را برگزار کنید نیازمند تلاش های پیچیده ای است برای آنکه مطمئن باشید که همه جزئیات را پوشش داده اید. از غذا گرفته تا مکان برگزاری مراسم و حس و حالی که می خواهید ایجاد کنید. برگزاری یک مراسم ایده آل نیازمند برنامه ریزی است و این مهم بدون تلاش فراوان امکان پذیر نیست.

برنامه ریزی کلید یک مراسم موفق و به یادماندنی

اجاره تجهیزات نمایشگاهی
اجاره تجهیزات نمایشگاهی

از آنجاییکه مراسم و جشن های سازمانی یکی از خاطره انگیزترین و به یادماندنی ترین اتفاقات در تاریخ سازمان و شرکت شماست، برنامه ریزی برای آن از اهمیت بالایی برخوردار است. برای برگزاری یک رویداد یا جشن لازم است همه موارد بررسی شود تا همه چیز به بهترین شکل ممکن پیش رود. بسیاری از مراکز هستند که علاوه بر اجاره تجهیزات مراسم و جشن ها صفر تا صد برگزاری آن را برعهده می گیرند؛ شما از طریق همکاری با این مراکز می توانید از اجرای مراسم خود به بهترین شکل مطمئن باشید.

برای استفاده از خدمات مرکز اجاره تجهیزات بهتر است ابتدا یک مشاوره داشته باشید. کارشناسان این مراکز به شما در تمام مراحل برگزاری مراسم، رویداد و جشنتان یاری می کنند. پرسنل این مراکز برای تمام مراحل از نصب تجیهزات تا راه اندازی آن ها آموزش دیده اند. شما از این مراکز می توانید تمام تجهیزات مورد نیاز مراسم از لوازم صوتی و تصویری گرفته تا دوربین عکاسی و میز و صندلی را اجاره کنید.

در ادامه مهم ترین موارد مورد نیاز جهت برنامه ریزی برای برگزاری یک مراسم عالی مورد بررسی قرار می گیرند:

به ایده ای که برای برگزاری مراسم سازمان خود دارید فکر کنید

اجاره تجهیزات نمایشگاهی
اجاره تجهیزات نمایشگاهی

فرقی نمی کند که می خواهید مراسم و جشن سازمانی‌تان یک دورهمی ساده باشد، یا یک کارگاه و یا یک مهمانی کوچک داشتن ایده ای به عنوان پیش زمینه برای انتخاب غذاها، موسیقی و حتی تزئینات از اهمیت بالایی برخوردار است.

مطمئن باشید ایده ای که انتخاب می کنید متناسب با زمان و مکان برگزاری مراسم شما باشد. می توانید برای یافتن ایده مناسب با همکاران و مدیر سازمان و شرکت خود مشورت کنید.

بودجه بندی کنید

بهتر است با تخمین هزینه غذا، سرگرمی، هزینه های اجاره تجهیزات مراسم و موارد دیگری که مورد نیاز است یک بودجه اولیه برای خود در نظر بگیرید

برای دیدن مکان برگزاری و اجاره تجهیزات مراسم با فروشندگان قرار ملاقات بگذارید

برای اجاره مکان مراسم به موارد زیر دقت کنید:

  • برگزاری مراسم می تواند تالار، سالن کنفرانس، سالن همایش و ..باشد.
  • با اجاره دهندگان تجهیزات مراسم صحبت کنید و بپرسید اجاره چه چیزهایی را تقبل می کنند.
  • از مسئولان محل برگزاری مراسم بپرسید دقیقاً چه زمانی می توانید به مکان برگزاری مراسم بروید و اگر شب قبل از مراسم کسی محل مورد نظر را کرایه نکرده بود آیا می توانید برای چیدمان و تزئینات به آنجا بروید؟
  • حتماً یک کترینگ داشته باشید، زیرا تهیه غذا برای تعداد افراد زیاد کار بسیار دشواری است.
  • اگر می توانید کترینگ مورد نظر خود را انتخاب کنید و کترینگ بخشی از اجاره مکان برگزاری مراسم نیست، با مسئولان کترینگ انتخابی خود قرار ملاقات بگذارید تا غذای انتخابی را تست کرده و قیمت پذیرایی را از قبل محاسبه کنید.
  • برای نگهبانی از محل برگزاری مراسم یک نگهبان داشته باشید. بعضی از اجاره دهندگان تالار یا سالن همایش خودشان نگهبان دارند و این می تواند گزینه مناسبی برای شما باشد، زیرا برقراری امنیت مراسم نه تنها یکی از وظایف شماست، بلکه خیالتان از امنیت محل برگزاری مراسم مطمئن می شود.
  • اگر سالن یا تالاری که اجاره کرده اید مسئولیت توزیع غذا برعهده نمی گیرد، خودتان کسانی را برای این قسمت در نظر بگیرید.
  • با مسئول اجاره محل برگزاری مراسم در مورد تجهیزات مراسم صحبت کنید و بپرسید که تجهیزات مورد نیاز را خودشان ارائه می دهند یا باید خودتان تأمین کنید.
  • اگر نیاز بود تجهیزات مراسم را خودتان تأمین کنید، بهترین گزینه اجاره تجهیزات مراسم است. مراکزی هستند که این تجهیزات را اجاره می دهند و شما می توانید با خیال راحت به اجاره تجهیزات مراسم بپردازید و از این امکان استفاده کنید. از این مراکز می توانید به اجاره لوازم صوتی، اجاره سیستم کنفرانس، اجاره میز و صندلی، اجاره کالاهای نورپردازی، اجاره وسایل پذیرایی و … بپردازید. با اجاره این تجهیزات می توانید در هزینه های برگزاری مراسم صرفه جویی کنید.

منو غذا را با کترینگ خود چک کنید و در مورد زمان و نحوه پذیرایی صحبت کنید

اجاره تجهیزات نمایشگاهی

از کترینگ خود بپرسید که پذیرایی به صورت سلف سرویس است یا بر روی هر میز انجام می شود؟ آیا پیش غذا در مراسم سرو می شود و آیا زمانی برای سرو دسر در نظر گرفته شده است؟ بهتر است زمان دقیق هر چیزی را بررسی کرده و برای آن برنامه ریزی کنید تا مهمان ها در هیچ زمانی گشنه نباشند.

فراموش نکنید قرارداد امضا کنید

با اجاره دهندگان تجهیزات و مسئولان محل برگزاری مراسم قرارداد امضا کنید و مطمئن شوید یک کپی از قرارداد در اختیار شما باشد.

می توانید برای تزئینات فضای مورد نظر هم به گزینه اجاره فکر کنید

برای اینکه تزئینات مراسم با فضای مورد نظرتان هماهنگ باشد؛ بهترین روش، استفاده از اجاره تجهیزات مراسم است و خرید آن اشتباه است، زیرا می توانید به راحتی هر آنچه نیاز دارید را متناسب با مراسم خود اجاره کنید.

چند روز قبل از مهمان ها دعوت کنید

حتماً دعوتنامه ای را به صورت آنلاین یا با استفاده از روش های قدیمی برای مهمان ها ارسال کنید.

یک برنامه دقیق زمانبندی شده تهیه کنید

اگر جزئیاتی وجود دارد که لازم است شما آن را پوشش دهید یا حساسیت زمانی دارد، یک برنامه زمانبندی شده تهیه کنید تا بتوانید به راحتی و بدون نگرانی همه موارد را در نظر داشته باشید. لیست کارهایتان را یک هفته قبل، یک روز قبل و حتی در روز برگزاری مراسم چک کنید کنید تا مطمئن شوید چیزی را فراموش نکرده اید.

یک همیار داشته باشید

اجاره تجهیزات نمایشگاهی

فردی را به عنوان همیار داشته باشید تا در روز برگزاری مراسم یا جشن سازمان یا شرکتتان اگر موردی برنامه ریزی نشده پیش آمد بتوانید خودتان در مراسم بمانید و آن را مدیریت کنید و همیارتان انجام امور را بر عهده داشته باشد.

با توجه به آنچه گفته شد همیشه در نظر داشته باشید که با برنامه ریزی دقیق می توانید یک برنامه ایده آل را اجرا کنید و با استفاده از امکان اجاره تجهیزات برای برگزاری مراسم خود می توانید در هزینه ها صرفه جویی کنید.

اشتراک گذاری در:
share_social/google_plus share_social/facebook share_twitter